Pirmoje straipsnio dalyje rašėme apie tai, kas yra pranešimas spaudai, kaip gerai parašyti pranešimą spaudai, nuo ko pradėti ir pan. Šiame straipsnyje dėmesys skiriamas pranešimo spaudai struktūrai.
Čia aprašomas pranešimo spaudai išdėstymas lape (A4 formato). Lapo viršuje nurodomi asmens, jei pranešimą rengia fizinis asmuo, arba organizacijos, jei pranešimą rengia juridinis asmuo, rekvizitai (vardas, pavardė/pavadinimas; adresas; telefonas; el. paštas; tinklalapis (jei yra)), o juridiniai asmenys gali pateikti ir savo logotipą.
Toliau nurodoma, kam siunčiamas pranešimas spaudai.
Toliau lape rašoma ,,PRANEŠIMAS SPAUDAI“ arba ,,PRANEŠIMAS ŽINIASKLAIDAI“ (pasirinkimas priklauso nuo paties rašančiojo), po juo dešinėje pusėje nurodoma data ir laikas, o kairėje pusėje nurodomas embargo, t. y. draudimas publikuoti informaciją iki nurodytos datos bei laiko. Embargo gali būti rašomas, jei pranešimas parašytas iš anksto, tada nurodoma, nuo kada jis turėtų būti skelbiamas arba iki kada draudžiama skelbti.
Galiausiai ateina eilė vienam pagrindinių pranešimo spaudai elementų – pavadinimui. Jis turėtų būti labai gerai apgalvotas, kadangi dažniausiai nuo pavadinimo priklauso, ar pranešimas bus skaitomas toliau, kaip į jį bus žvelgiama. Siūloma, kad pavadinimas būtų:
- aktualus;
- įdomus;
- originalus;
- patrauktus.
Pavadinimas yra pagrindinis prasminis krūvis ir rekomenduojama, kad jis nebūtų ilgesnis nei aštuoni žodžiai. Pavadinimas turėtų arba skatinti skaityti pranešimą toliau, arba sukelti susidomėjimą tam tikru dalyku, renginiu ar kt., arba skatinti skaitytoją susimąstyti.
Pirmojoje pranešimo spaudai pastraipoje (gali būti rašoma paryškintai) pateikiama esminė informacija. Kokia ji, priklauso nuo to, ką norima pasakyti šiuo pranešimu. Tai gali būti aprašomas organizacijoje vyksiantis renginys ar tam tikras įvykis, pokyčiai, galbūt pristatomas naujas produktas ar paslauga, ypatinga naujovė. Pirmojoje pranešimo spaudai pastraipoje lakoniškai ir įtaigiai pateikiama pati šviežiausia informacija. Pirmoji pastraipa neturi būti ilga, visiškai pakanka trijų – keturių sakinių. Idealiausia, jei bus laikomasi 5 K (angliškai 5 W) taisyklės ir pirmoje pastraipoje bus pateiktas atsakymas į šiuos klausimus (plačiau apie juos pirmoje straipsnio dalyje ,,Kaip parengti pranešimą spaudai (I)“), o tolesnėse pastraipose informacija bus plėtojama.
Antrojoje pastraipoje vystoma ta žinia, kuri buvo pateikta ankstesnėje pastraipoje. Tad antrojoje pranešimo spaudai pastraipoje toji pagrindinė informacija aprašoma išsamiau, visos detalės pateikiamos pagal svarbą bei įdomumą nuo svarbiausios iki mažiausiai svarbios. Itin svarbu išlaikyti tam tikrą intrigą.
Trečioji pastraipa skirta detalizavimui. Šioje pastraipoje siūlytina pateikti citatų, pavyzdžiui, jei informuojama apie tam tikrą renginį, tai gali būti citata iš renginio organizatoriaus ar renginio dalyvio kalbos, jei pristatoma informacija, susijusi su organizacijos veikla, tikslinga pateikti tos organizacijos vadovo ar atsakingo asmens citatą. Tačiau cituojama turi būti tik svarbi mintis. Pranešime spaudai citata pateikiama kaip tiesioginė kalba arba kabutėse: ,,pasak UAB ,,X“ vadovo, yra …“.
Ketvirtojoje pastraipoje pateikiama papildoma informacija, jei tokios esama.
Penktojoje pranešimo spaudai pastraipoje pateikiama papildoma informacija apie pranešimą parengusį asmenį ar organizaciją.
Pranešimo spaudai pabaigoje nurodoma, kas parengė šį pranešimą ir to asmens ar organizacijos kontaktai. Pavyzdžiui: ,,Pranešimą rengė … Tel.: xxx, el. paštas: x@x.lt Daugiau informacijos teikia: vardas, pavardė, tel., el. paštas.“ Svarbu tai, kad kontaktiniu asmeniu privalu nurodyti tą, kuris tikrai bus pasiekiamas žurnalistams ir nenukreipinės skambučių kitiems asmenims.
Matyti, kad pranešimas spaudai rengiamas piramidės principu (žr. paveikslą).
Taip pat reikia paminėti, jog drauge su pranešimu spaudai,
galima pridėti ir keletą nuotraukų, tačiau jos turi būti puikios kokybės ir
traukiančios akį, sudominančios. Neretai pranešimo spaudai sėkmę nulemia būtent
nuotraukos.
Trečioje straipsnio apie pranešimo spaudai rengimą dalyje
bus rašoma apie tai, ką daryti, kai pranešimas spaudai jau parengtas, t. y.
kaip platinti pranešimą spaudai, kaip nustatyti pranešimo spaudai tikslinę
auditoriją, kaip parinkti pranešimo spaudai platinimo kanalus.